Simplify the Process!　（ その 2 ）
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（前回の続き）　役員クラスがトップダウンで社内の承認プロセスを簡略化しても、いつの間にか、現場がプロセスを元通りに戻してしまう （＝複雑にしてしまう） ・・・　これぞ、会社世界の七不思議 !　前回は、こんな話をしました。

もちろん、元に戻った方が好ましいケースもありえます。

A さん　「役員の決定事項で、最後の確認作業において、伝票の枚数を数えなくてもよくなったんだけど・・・　だれもチェックしないから、ミスが増えてきたよね ? 」
B さん　「同感。われわれだけでも自主的にチェックしよっか ? 」
こんな感じで、あまりにも簡略化しすぎて、本来チェックすべきだった部分が甘すぎるようだと、現場は自己復元的にプロセスを増やしたりすることもあります。本当にチェックが足りないなら、現場の判断で増やした方がいいこともあるでしょう。

しかし、ここで問題にしているプロセスは、だれがどう見たって必要ない作業のことを言っています。「“だれがどう見たって必要ない作業”なんて、あるの ? 」　確かに、少し言いすぎかもしれません。じゃ、言い方を変えて、“作業の当事者 （組織） には意味がなくはないが、プロセス全体から見ると、ほとんど意味のない作業”　としておきましょう （ほとんど変わっていませんが・・・）。

この手の 「ムダ」 は、組織をまたがった作業プロセスにおいて、頻発します。例えば、こんな感じ・・・ （以下、（）は組織、＜＞は作業プロセス　を意味するものとします）。

（○○部）＜伝票を起票する＞　→　（○○部）＜科目毎の伝票をまとめ、合計枚数を数える＞　→　（○○部）＜まとめた伝票をファイルし、△△部に渡す＞　→　（△△部）＜ファイルの伝票をばらして、合計枚数を数える＞　→　（△△部）＜伝票の金額を会計システムに入力する＞　・・・

以上は、社内で日常的に見受けられるプロセスですが、大いなるムダが存在しています。どこでしょう ?　あ、もちろん、このご時世に紙の伝票なんて起票せずに、電子化してシステムにやらせちゃえよ！　という議論はあります。ここでは、システム化の議論はいったん忘れて、純粋にムダなプロセスを探してみてください。もう、おわかりでしょう？　それは、「合計枚数を数える」というプロセスです。では、なぜムダと言えるのでしょうか ?

まず、○○部は何のために、「合計枚数を数える」のか？　この部分だけ見ると、純粋に枚数が何枚かをチェックしているように思えます。では次に、それを受け取った△△部は、なぜすぐに、再度、「合計枚数を数える」のか？？？　△△部の立場に立って見てみると、もし○○部が申告した合計枚数が違った場合に、黙って受け取ったのでは△△部のせいにされるので、それを避けるためのチェックをしているのです。つまり、何かトラブルが起こったときに、「私のせいじゃないよ！」と、組織の責任を明確にするためのチェックなのです。おそらく、次に伝票を受け取った××部でも、最初のプロセスは、同様に＜合計枚数を数える＞となっているに違いありません。

もちろん、違う場所に運搬しているような場合は、「本当に全ての伝票が運ばれてきているだろーな ? 」と、枚数をチェックすることにも意味はあるでしょう。しかし、多くの企業では、同じフロアの真横にある部署や課に伝票を渡す際にも、組織が違っていれば、枚数を確認するようなチェックをしています。

本当に枚数を「チェックする」というプロセス　と　自分の組織の責任回避をするために枚数を「チェックする」というプロセス・・・　これらは、どの程度の割合で存在すると思われますか ? 私はこれでも、プロセス改革を得意とするＩＴコンサルなので、このあたりはコンサルの専門分野です。私が多くの企業で調査した結果、両者の割合は、なんと　「 1　：　2 」です。つまり、大雑把にいうと、企業に存在するプロセスのうち、 3 分の 2 は必要ない可能性があるということです。組織が部分最適に躍起になって、全体最適の視点が欠けている典型例といえるでしょう。

話を元に戻しましょう。上記例のように、せっかく簡略化したプロセスを、組織の都合だけで複雑化してしまう。根本の原因は何か ?　1 つの理由として、「人の配分がおかしい」ということが挙げられます。本当に忙しくて、人を潤沢に配置すべきところが手薄で、すでに足りているところに余剰人員がいる。すると、人は自分で仕事を作ってしまうのです。ですから、プロセスの簡略化を進める際には、適切な人員数についても同時並行で策を打たなければ、このようなことが起こりがちです。

以上述べたようなことは、実は日系企業よりも、外資系企業の方が発生する可能性が高いといえます。なぜか？　それは、外資系企業では、「営業する人」「企画する人」「処理プロセス（事務）を進める人」といった具合に、役割分担が明確になっており、特定の処理プロセスの専門家が、その処理のみを仕事としているケースが多いからです。
それしかやっていない組織に対して、単に処理の簡略化を要求しても、時間が余れば、人はチェックを始めます。また、専門家であるがゆえ、より完璧さを追求するために、過度なチェックを始めるという側面もあると思います。

一方、多くの日系企業では、外資系企業のように役割分担が明確でなく、ほとんどの人は、「なんでも」やらなければなりません。外資系企業ほど効率的でないために、時間がない。時間がないので、自己増殖的なチェックなどが限定的になる部分があります。もちろん、元来日本人は過度にチェックをするのが好きな人種 （というか文化） なので、時間がない中でも、自分なりのチェックを始めてしまう傾向は強いのですが。そんなことしてるから、毎日残業になってしまうんですけど・・・

とかく、人というものは、自分で仕事を作りがちです。それは、日系も外資系も同じ。むしろ、外資系企業の方が、その傾向は高いといえます。重要なことは、トップダウン的な意思決定と、それに伴う人員の最適配置やルールの変更、また組織を超えた全体最適の視点を醸成すること。ま、日系だろうが、外資系だろうが、同じような悩みを抱えているというわけですね。