E メールの氾濫
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最近は、日系企業においても、イントラネットによる社内 E メールが活用されています。確かに E メールがないころの連絡手段といえば、実際に出向いて話をするか、直接電話をするしかなかったでしょう。限られた業務時間の中で、実際に目的相手と話をするには、やはり限界が出てきます。時間や場所を問わずに確実に伝達できる、また多数の人に対して同じメッセージを伝えることができるという意味では、E メールに勝るツールはないように思われます。

ただし、E メールも使い方に気をつけないと、本来の利便性を享受できない可能性があります。その 1 つが、「不必要な情報発信」です。いわゆる、メールの送り過ぎというやつです。

電話や面談の場合には、本人と直接話すだけですから、その本人と関係のある話だけをすることが可能です。しかし、メールの場合は、送付先のアドレスを入れておけば、簡単に送信されてしまうために、本来送る必要のない人にまで送ってしまいがちです。

私の会社でも、ある部長がカゼで 2 日寝こんでいる間に、300 通以上のメールが彼宛てに送信されたという話もあります。送った側からすれば、「あの部長の耳にも入れておこう」ということなのでしょうが、受ける側にしてみれば、本当に必要なこととそうでもないこととのプライオリティをつけるだけでも骨の折れる作業となってしまします。私レベルでも、出社してから夜の間に届いたメールの整理をするだけでも、1 時間以上かかってしまうことがあります。

私の上司の場合は、私が送ったメールのうち、自分にとって必要でないものが含まれていると、「no need!（needless!）」とだけ書いて、送り返してきます。イライラしているときなどは、「Tell me only the point! （ 要点だけ伝えろ ! ）」といってきたりもします。しかし、私にしてみれば、伝えなかったばかりに、あとになって「どうしていわなかったんだ ! 」といわれることを恐れて、ついつい過剰気味に送付してしまうのです。

一般的に外資系企業の場合は、仕事がうまくいかなかった場合、「報告しなかった責任」を強く問われます。よく日本人が失敗するのが、「それぐらいのこと、信用して任せてくれていると思っていた」というものなのですが、任せてくれることと報告しないことは異なります。外資系企業に勤める以上、日本人の印象からはやや過剰に思えるぐらい、頻繁にかつ詳細に報告をするに越したことはないと思います。

ということで、私のボスのメールボックスには、今夜も着実にメールがたまっていくことになるわけです。