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Updated 2025-04-30
Activated 2025-04-28
Activated 2025-04-28
【Closing Date: May 18, 2025】Common Services Officer, Property / Agent(e) de services communs, Propriétés
| Company Name |
Embassy of Canada to Japan / Ambassade du Canada au Japon |
|---|---|
| Job Type |
 |
| Industry | Government/Public Sector |
| Location |
Asia
Japan
Tokyo
Minato
|
| Job Description |
☆La version française suit☆ Summary of Duties: The Common Services Program is responsible for the effective and efficient management and operations of the Government of Canada network of missions across Japan. The Common Services Officer (CSO) will provide services to the Embassy of Canada’s property and materiel business lines, which includes procurement, maintenance and management of the mission’s property portfolio. The portfolio includes the chancery in Tokyo, offices in Nagoya, Osaka, Fukuoka and Sapporo, the official residence and diplomatic staff quarters. The CSO will work with a diverse internal client base in support of the planning, coordination and arrangement of office and staff quarter accommodations and furnishings. The CSO will also liaise with a range of external contacts and vendors in facilities management, contracting and leasing. The CSO will work closely with a team to deliver installation and repair services, materiel furnishing services and will supervise an employee/s in the coordination and administration of contracting and protocol duties. Area of Selection: This selection process is open to external applicants legally residing in Japan at the time of appointment, and to employees of the Government of Canada missions based in Japan occupying an indeterminate a term position, including emergency employees. Candidates must be legally authorized to work in Japan. Short-listed candidates should be able to participate in tests and/or interviews. Successful candidates requiring relocation to Tokyo shall do so at their own expense. Please note that the Embassy of Canada to Japan does not sponsor work authorizations directly or indirectly. ============================================== Résumé des fonctions: Le Programme des services communs est responsable de la gestion et des opérations efficaces du réseau de missions du gouvernement du Canada à travers le Japon. L'Agent des services communs (ASC) fournira des services aux lignes d'affaires de la propriété et du matériel de l'Ambassade du Canada, ce qui inclut l'approvisionnement, l'entretien et la gestion du portefeuille immobilier de la mission. Le portefeuille comprend la chancellerie à Tokyo, des bureaux à Nagoya, Osaka, Fukuoka et Sapporo, la résidence officielle et les logements du personnel diplomatique. L'ASC travaillera avec une base de clients internes diversifiée pour soutenir la planification, la coordination et l'organisation des bureaux et des logements du personnel ainsi que des meubles. L'ASC sera également en liaison avec divers contacts externes et fournisseurs dans la gestion des installations, les contrats et les baux. L'ASC travaillera en étroite collaboration avec une équipe pour fournir des services d'installation et de réparation, des services de fourniture de matériel et supervisera un ou plusieurs employés dans la coordination et l'administration des tâches de passation de marchés et de protocole. Zone de sélection: Ce processus de sélection est ouvert aux candidats externes résidant légalement au Japon au moment de la nomination ainsi qu’aux employés des missions du gouvernement du Canada basées au Japon occupant un poste de durée indéterminée ou déterminée, y compris les employés d’urgence. Les candidats doivent être légalement autorisés à travailler au Japon. Les candidats présélectionnés doivent pouvoir participer à des tests et/ou à des entretiens. Les candidats retenus nécessitant un déménagement à Tokyo devront le faire à leurs propres frais. Veuillez noter que l'Ambassade du Canada au Japon ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement. |
| Company Info |
This position is a Locally Engaged Staff position, subject to the Terms and Conditions of Employment for LES in Japan. The Government of Canada is an equal opportunities employer and welcomes applications from diverse sections of the community. Candidates will be considered based on merit. Our organization offers an inclusive workplace where respect, teamwork, and collaboration are part of our culture. Canada’s missions abroad are committed to promoting and supporting an environment free from harassment and discrimination, as well as encouraging and supporting employees to learn and develop their skills and competencies. 【Measures against passive smoking】 Smoking is prohibited on all Canadian Embassy grounds. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Ce poste est un poste d’employés recrutés sur place (ERP), assujetti aux conditions d’emploi des ERP en vigueur en/au Japon Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard. 【Mesures contre le tabagisme passif】 Il est interdit de fumer dans l’ensemble des locaux de l’ambassade du Canada. |
| Working Hours |
Operational Requirements: • Work location: Embassy of Canada to Japan • Working hours are 37.5 hours per week, Monday to Friday. • Ability and willingness to work overtime as required, sometimes on short notice. • Ability and willingness to travel as required. --------------------------------------------------------------------------------------------------------- Exigences opérationnelles: •Lieu de travail : Ambassade du Canada au Japon. •Les heures de travail sont de 37,5 heures par semaine, du lundi au vendredi. •Capacité et volonté de faire des heures supplémentaires si nécessaire, parfois avec un préavis court. •Capacité et volonté de voyager si nécessaire. |
| Job Requirements |
【How to Apply】 ・You must submit your application using the "Apply online" function. Only applications submitted via VidCruiter will be considered, unless a valid reason is presented and accepted prior to the closing date. ・Do not include personal data such as; age, date of birth, gender, marital status, family status, religion or a picture in your application form, CV nor cover letter (as required). Please only include information relevant to the vacancy as requested in the job poster. ・You must clearly demonstrate in answering the screening questions how you meet the education and experience factors listed in the essential and asset qualifications. You must provide specific examples to demonstrate clearly how you meet the qualifications. Global Affairs Canada cannot make any assumptions about your studies nor experience. Simply saying you have the required qualifications or listing your current duties will not be sufficient. Instead, you must provide concrete and detailed examples that clearly explain where, when, and how you gained the experience. No additional information will be sought beyond what you submit in your online application. ・Candidates may be required to upload a CV and/or a cover letter in English or French. These documents may be used as a secondary source to validate the answers to the screening questions. ・Applications which do not include all of the requested documents or information and/or which are not received by the closing date will be rejected. ・Candidates who are unable to submit their application due to technical difficulties must report these to LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca prior to the closing date. Failure to do so will result in the application being rejected. ESSENTIAL QUALIFICATIONS ・Candidates will initially be screened against the Essential Qualifications relating to education, language* and experience. ・Candidates must clearly demonstrate when applying to the position how they meet each of these essential qualifications. *Language will be assessed further during the process. Education: ・Candidates will be required to provide proof of the completion of their education. ・Successful completion of Bachelor's degree or undergraduate diploma. Language: ・An advanced proficiency level (reading, writing, comprehension and speaking) in English and Japanese. Experience: This position requires the following experience acquired in the past 10 years: ・A minimum of 2 years of work experience managing employees. ・A minimum of 2 years of work experience providing client service. ・A minimum of 4 years of work experience in preparing reports, correspondence and/or briefing products. ・A minimum of 4 years of work experience in organizing, planning, managing projects and/or events. RATED REQUIREMENTS The Rated Requirements are part of the essential qualifications and are relating to knowledge, abilities and competencies. Methods of assessment for rated requirements may include, but are not limited to, a written examination, an oral interview (online pre-recorded/live or in-person), role-play, practical tests, presentations and/or psychometric assessment. Knowledge: ・Knowledge of Microsoft Office 365 Suite and Web-based applications ・Knowledge of public administration, business management and/or project management Competencies: ・Strategic Thinking and Decision Making ・Organization and Coordination ・Initiative and Action Orientation ・People Management ・Working with Others and Horizontal Leadership ・Resilience and Adaptability ・Judgement and Discretion Abilities: ・Ability to communicate effectively, both orally and in writing; ・Ability to work with a diverse client base, while applying an intersectional lens to initiatives, with a view to advancing the organization in the areas of diversity, equity and inclusion. Asset Qualifications: Preference may be given to candidates who meet the Asset Qualifications. Where applicable, candidates must clearly demonstrate how they meet any asset qualifications. ・Fluency in written and spoken French; ・Experience in an organization with international activities, a diplomatic mission or in a multilateral organization; ・Experience in the area of property management. Operational Requirements: ・Be able to stand for 60 minutes, bend, kneel and lift up to 10 kg. ・Willingness and ability to travel domestically as required. ・Willingness and ability to work overtime outside normal working hours (e.g. early mornings, evenings and weekends) and potentially on short notice. ・Valid driver’s license to be able to drive in Japan Conditions of Employment: Conditions of employment must be met or complied with before being appointed to a particular position, and are to be maintained throughout the employment while being the incumbent of this position. - Valid work authorization: Ability to obtain and hold a valid work authorization covering the entire employment period. - Security screening: Obtain and maintain a Reliability Status (security level) which includes a criminal and credit background check from the Government of Canada covering the entire employment period. Important Notes： ・Only applications submitted in one of the official languages of Canada will be accepted (English or French). ・The language requirement for this position is identified under the essential qualifications (language). In consequence, the assessment process for this vacancy will be conducted in English. ・Communication for this process will be sent via email. It is the responsibility of the candidates to ensure accurate contact information is provided and updated as required. ・Candidates must provide an email address that accepts email from unknown users and regularly check their email, including spam folder. ・Reference checks may be sought for candidates who succeeded all of the assessments. ・Please note that the Embassy of Canada to Japan does not reimburse any travel costs to and from interviews/exams nor does it reimburse any relocation costs. ・Before an offer of employment can be made, successful candidates must provide a local residence address as proof of residence in the specified area of selection. This information is necessary to issue a letter of offer. ・As recently announced by the Government of Canada, the Policy for Mandatory Vaccination: Canada and the Mission Network is suspended as of June 20, 2022. The Government of Canada will continue to assess the need for additional public health measures, including the possible reintroduction of a vaccination mandate at a later date. ・We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process. If you need to be accommodated during any phase of the evaluation process, please contact us at LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca to request specialized accommodation. All information received in relation to accommodation will be kept confidential. ・The results of this selection process may also be used to establish one or more pools of fully or partially qualified candidates for similar term, indeterminate, part-time or full-time openings at the Embassy of Canada to Japan which might arise following the completion of this selection process. ・For Canadian citizens/residents and Canadian dual nationals, please note that it is your responsibility to enquire with the Canadian Revenue Agency about any possible taxation implications linked to an employment with the Government of Canada. ============================================== 【Comment postuler】 ・Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction "Postuler en ligne". Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture. ・Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. ・Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi. ・Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d'études et d'expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne. ・Les candidats pourraient être demandés de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. ・Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection. ・Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés. ・Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée. 【QUALIFICATIONS ESSENTIELLES】 ・Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil lingustique et à l’expérience ・Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles. ＊Le profil linguistique sera évalué durant le processus. Études: ・Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’éducation et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études. ・Réussite d’un Baccalauréat ou diplôme universitaire de 1er cycle. Profil linguistique: ・Un niveau de compétence avancé (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en anglais et en japonais Expérience: ・Ce poste requiert les expériences ci-dessous. Pour être considérée, l’expérience doit avoir été acquise au cours des 10 dernières années. ・Un minimum de 2 années d’expérience professionnelle dans la gestion d'employés. ・Un minimum de 2 années d’expérience professionnelle dans la prestation de services aux clients. ・Un minimum de 4 années d'expérience professionnelle dans la préparation de rapports, correspondance et/ou produits de séance d’information. ・Un minimum de 4 années d'expérience professionnelle dans l'organisation, la planification, la gestion de projets et/ou d'événements. EXIGENCES COTÉES Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique. Connaissances: ・Connaissance de la Suite Microsoft Office 365 et les applications basées sur le web. ・Connaissance de l’administration publique, de la gestion des affaires et/ou de la gestion de projet Compétences: ・Pensée stratégique et prise de décision ・Organisation et coordination ・Initiative et orientation vers l’action ・Gestion de l’effectif ・Travail en équipe et leadership horizontal ・Résilience et adaptabilité ・Jugement et discrétion Capacités: ・Aptitude à communiquer efficacement, oralement et par écrit; ・Capacité à travailler avec une clientèle diversifiée, tout en appliquant une perspective intersectionnelle aux initiatives, dans le but de faire progresser l’organisation dans les domaines de la diversité, de l’équité et de l’inclusion. Qualifications constituant un atout: ・La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant. ・Maîtrise du français écrit et parlé; Expérience dans une organisation avec des activités internationales, une mission diplomatique ou dans une organisation multilatérale; ・Expérience dans le domaine de la gestion de immobilière. Exigences opérationnelles: ・Être capable de rester debout pendant 60 minutes, de se pencher, de s’agenouiller et de soulever des charges allant jusqu’à 10 kg. ・Avoir la volonté et la capacité de voyager à l’intérieur du pays selon les besoins. ・Avoir la volonté et la capacité de travailler des heures supplémentaires en dehors des heures de travail normales (p.ex. tôt le matin, le soir et la fin de semaine), et possiblement avec très peu de préavis. ・Permis de conduire valide pour pouvoir conduire au Japon Conditions d'emploi: ・Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste. ・Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi. ・Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d'emploi. Notes importantes： ・Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées. ・L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en Anglais. ・Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin. ・Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables. ・Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations. ・l'Ambassade du Canada au Japon ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus. ・Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre. ・Suite à la récente annonce du Gouvernement du Canada, la Politique de vaccination obligatoire : Le Canada et le réseau des missions est suspendue à compter du 20 juin 2022. Le Gouvernement du Canada continuera d’évaluer le besoin de mesures de santé publique additionnelles, incluant la possible réintroduction d’un mandat vaccinal à une date ultérieure. ・Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement. ・Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à/au l'Ambassade du Canada au Japon qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection. ・Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada. |
| English Level | Fluent (TOEIC 865-) |
| Japanese Level | Fluent(JLPT Level 1 or N1) |
| Salary | JPY - Japanese Yen JPY 7500K - JPY 12000K |
| Other Salary Description |
• Annual salary: ￥7,593,950 ~ ￥11,936,887 (The starting salary will be the lowest amount in the salary range) • Employee is eligible for commuting assistance (up to JPY 18,300 per month). • For Canadian citizens/residents and Canadian dual nationals, please note that it is your responsibility to enquire with the Canadian Revenue Agency about any possible taxation implications linked to an employment with the Government of Canada. •Please note that the Embassy of Canada to Japan does not reimburse any travel costs to and from interviews/exams nor does it reimburse any relocation costs. ================================================================== ・Salaire annuel : ¥ 7,593,950 à ¥11,936,887 (Le salaire de départ sera le montant le plus bas de l'échelle salariale) ・L'employé a droit à une aide aux déplacements domicile-travail (jusqu'à 18 300 JPY par mois.) ・ Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada. ・ l'Ambassade du Canada au Japon ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus. |
| Holidays |
・ Saturday, Sunday and Embassy holidays ・ Annual leave ・ Sick Leave ・ Congratulatory or Condolence Leave =============================================================== ・ Samedi, dimanche et jours fériés à l'ambassade ・ Congés annuels ・ Congé de maladie ・ Congé de félicitations ou de condoléances |
| Job Contract Period |
Indeterminate (Full-time) =============================================================== Période indéterminée (Temps plein) |
| Nearest Station |
5 minutes walk from Aoyama-ichome Station, Ginza Line, Tokyo Metro 5 minutes walk from Aoyama-ichome Station, Hanzomon Line, Tokyo Metro 5 minutes walk from Aoyama-ichome Station, Oedo Line, Toei Subway =============================================================== 5 minutes à pied de la station Aoyama-ichome, ligne Ginza, métro de Tokyo 5 minutes à pied de la station Aoyama-ichome, ligne Hanzomon, métro de Tokyo 5 minutes à pied de la station Aoyama-ichome, ligne Oedo, métro Toei |
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