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Updated 2025-04-30
Activated 2025-04-28
Activated 2025-04-28
【Closing Date: May 18, 2025】Program Assistant, FPDS ・Adjoint(e) de programme, SPED
| Company Name |
Embassy of Canada to Japan / Ambassade du Canada au Japon |
|---|---|
| Job Type |
 |
| Industry | Government/Public Sector |
| Location |
Asia
Japan
Tokyo
Minato
|
| Job Description |
☆La version française suit☆ Summary of Duties: Working in the Political and Economic Section of the Embassy of Canada to Japan in Tokyo, the Program Assistant is responsible for a variety of administrative and coordinating functions. They provide members of the Section with administrative support, support in organizing visits and events, and research and analytical support. They are responsible for maintaining Section budgets. They also perform a liaison function with a wide array of internal and external contacts of the Section. Area of Selection: This selection process is open to all applicants eligible to work legally in Japan including all Embassy employees, spouse and dependents of Canada-based staff, and who meet all the essential qualifications and whose applications are received by the closing date. Please note that the Embassy of Canada to Japan does not sponsor work authorizations directly or indirectly. ============================================== Résumé des fonctions: Travaillant au sein de la section politique et économique de l’Ambassade du Canada au Japon, l’adjoint(e) de programme est responsable pour un éventail de tâches administratives et de coordination. Il/elle fournit aux membres de la section du soutien administratif, du soutien dans l’organisation de visites et événements et du soutien de recherche et d’analyse. Il/elle est responsable de la gestion des budgets de la section. Il/elle assure la liaison entre la section et un large éventail de contacts. Zone de sélection: Ce processus de sélection est ouvert à tous les candidats autorisés à travailler légalement au Japon, y compris tous les employés de l'ambassade, les conjoints et les personnes à charge du personnel basé au Canada, qui répondent à toutes les qualifications essentielles et dont les candidatures ont été reçues avant la date de clôture. Veuillez noter que l'Ambassade du Canada au Japon ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement. |
| Company Info |
This position is a Locally Engaged Staff position, subject to the Terms and Conditions of Employment for LES in Japan. The Government of Canada is an equal opportunities employer and welcomes applications from diverse sections of the community. Candidates will be considered based on merit. Our organization offers an inclusive workplace where respect, teamwork, and collaboration are part of our culture. Canada’s missions abroad are committed to promoting and supporting an environment free from harassment and discrimination, as well as encouraging and supporting employees to learn and develop their skills and competencies. 【Measures against passive smoking】 Smoking is prohibited on all Canadian Embassy grounds. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Ce poste est un poste d’employés recrutés sur place (ERP), assujetti aux conditions d’emploi des ERP en vigueur en/au Japon Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard. 【Mesures contre le tabagisme passif】 Il est interdit de fumer dans l’ensemble des locaux de l’ambassade du Canada. |
| Working Hours |
Operational Requirements: • Working hours are 37.5 hours per week, Monday to Friday, 09:00 to 17:30 with a one-hour lunch break 12:30-13:30 • Must be available for occasional duties outside normal working hours (i.e. evenings and weekends) ----------------------------------------------------------------------------------------------------- Exigences opérationnelles : •L'horaire de travail est de 37,5 heures par semaine, du lundi au vendredi, de 9 heures à 17 heures 30, avec une pause déjeuner d'une heure, de 12 heures 30 à 13 heures 30. •Le candidat doit être disponible pour des tâches occasionnelles en dehors des heures de travail normales (c'est-à-dire le soir et le week-end). |
| Job Requirements |
【How to Apply】 ・You must submit your application using the "Apply online" function. Only applications submitted via VidCruiter will be considered, unless a valid reason is presented and accepted prior to the closing date. ・Do not include personal data such as; age, date of birth, gender, marital status, family status, religion or a picture in your application form, CV nor cover letter (as required). Please only include information relevant to the vacancy as requested in the job poster. ・You must clearly demonstrate in answering the screening questions how you meet the education and experience factors listed in the essential and asset qualifications. You must provide specific examples to demonstrate clearly how you meet the qualifications. Global Affairs Canada cannot make any assumptions about your studies nor experience. Simply saying you have the required qualifications or listing your current duties will not be sufficient. Instead, you must provide concrete and detailed examples that clearly explain where, when, and how you gained the experience. No additional information will be sought beyond what you submit in your online application. Candidates may be required to upload a CV and/or a cover letter in English or French. These documents may be used as a secondary source to validate the answers to the screening questions. ・Applications which do not include all of the requested documents or information and/or which are not received by the closing date will be rejected. ・Candidates who are unable to submit their application due to technical difficulties must report these to LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca prior to the closing date. Failure to do so will result in the application being rejected. ESSENTIAL QUALIFICATIONS ・Candidates will initially be screened against the Essential Qualifications relating to education, language* and experience. ・Candidates must clearly demonstrate when applying to the position how they meet each of these essential qualifications. *Language will be assessed further during the process. Education: ・Candidates will be required to provide proof of the completion of their education. ・Successful completion of post-secondary education (Jr. College, College, University) with the primary language of instruction in English or Japanese. Language: ・Advanced proficiency level (reading, writing and speaking) in English. ・Advanced proficiency level (reading, writing and speaking) in Japanese, including honorific Japanese (keigo). Experience: Minimum experience of two years or more over the past five years in: ・Performing administrative tasks ・Financial administration support (such as tracking budgets and processing payments and reimbursements) ・Writing correspondence in English and in Japanese ・Providing administrative support to a manager or team of employees Minimum experience of six months or more over the past five years in: ・Dealing with Japanese organizations (such as government ministries/agencies, universities, think tanks, NGOs, etc.) in a professional context ・Organizing and planning logistics for visits or events RATED REQUIREMENTS: The Rated Requirements are part of the essential qualifications and are relating to knowledge, abilities and competencies. Methods of assessment for rated requirements may include, but are not limited to, a written examination, an oral interview (online pre-recorded/live or in-person), role-play, practical tests, presentations and/or psychometric assessment. Knowledge: ・Knowledge of the Japanese political system and government structure (such as Diet, Cabinet Office, Cabinet Secretariat, Ministries of Foreign Affairs, Defense and Finance, or prefectural institutions). Competencies: ・Resilience and Adaptability ・Client Orientation ・Initiative and Action Orientation ・Judgement and Discretion ・Focus on Quality and Details ・Working with Others and Horizontal Leadership Abilities: ・Ability to work independently, prioritize tasks, and troubleshoot problems, under pressure and often under tight deadlines ・Ability to use effectively standard computer software (such as Word, Excel, Outlook, PowerPoint, and SharePoint) Asset Qualifications: ・Preference may be given to candidates who meet the Asset Qualifications. Where applicable, candidates must clearly demonstrate how they meet any asset qualifications. ・Experience working in an international organization such as an Embassy, multilateral organization, or multinational corporation ・Post-secondary degree from a government recognized university in a discipline related to the position (e.g., political science, international relations, public policy, economics, international affairs, international development) ・Experience conducting research on political, economic, or social issues ・Knowledge of Japanese foreign policy priorities ・Experience in monitoring contract performance and external service providers ・Experience working or studying in Canada ・Ability to read, understand and communicate in French Organizational Needs: The Canadian Embassy wishes to establish and maintain a representative workforce. Qualified candidates who self-identify as one or more of four designated employment equity groups: women, Indigenous (Aboriginal) peoples, persons with disabilities and members of visible minorities, may be given preference. Operational Requirements: ・Working hours are 37.5 hours per week, Monday to Friday, 09:00 to 17:30 with a one-hour lunch break 12:30-13:30. ・Must be available for occasional duties outside normal working hours (i.e. evenings and weekends). Conditions of Employment: Conditions of employment must be met or complied with before being appointed to a particular position, and are to be maintained throughout the employment while being the incumbent of this position. ・Valid work authorization: Ability to obtain and hold a valid work authorization covering the entire employment period. ・Security screening: Obtain and maintain a Reliability Status (security level) which includes a criminal and credit background check from the Government of Canada covering the entire employment period. Other conditions of employment: Health assessment may be requested at the discretion of the Head of Mission 【Important Notes】 ・Only applications submitted in one of the official languages of Canada will be accepted (English or French). ・The language requirement for this position is identified under the essential qualifications (language). In consequence, the assessment process for this vacancy will be conducted in English. ・Communication for this process will be sent via email. It is the responsibility of the candidates to ensure accurate contact information is provided and updated as required. ・Candidates must provide an email address that accepts email from unknown users and regularly check their email, including spam folder. ・Reference checks may be sought for candidates who succeeded all of the assessments. ・Please note that the Embassy of Canada to Japan does not reimburse any travel costs to and from interviews/exams nor does it reimburse any relocation costs. ・Before an offer of employment can be made, successful candidates must provide a local residence address as proof of residence in the specified area of selection. This information is necessary to issue a letter of offer. ・As recently announced by the Government of Canada, the Policy for Mandatory Vaccination: Canada and the Mission Network is suspended as of June 20, 2022. The Government of Canada will continue to assess the need for additional public health measures, including the possible reintroduction of a vaccination mandate at a later date. ・We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process. If you need to be accommodated during any phase of the evaluation process, please contact us at LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca to request specialized accommodation. All information received in relation to accommodation will be kept confidential. ・The results of this selection process may also be used to establish one or more pools of fully or partially qualified candidates for similar term, indeterminate, part-time or full-time openings at the Embassy of Canada to Japan which might arise following the completion of this selection process. ・For Canadian citizens/residents and Canadian dual nationals, please note that it is your responsibility to enquire with the Canadian Revenue Agency about any possible taxation implications linked to an employment with the Government of Canada. ============================================== 【Comment postuler】 ・Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction "Postuler en ligne". Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture. ・Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi. ・Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d'études et d'expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. ・Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne. Les candidats pourraient être demandés de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. ・Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection. ・Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés. ・Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée. QUALIFICATIONS ESSENTIELLES : ・Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil lingustique et à l’expérience *. ・Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles. * Le profil linguistique sera évalué durant le processus. Études : ・Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’éducation et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études. ・Avoir terminé avec succès des études post-secondaires ( Collège junior, Collège, Université) dont la langue d'enseignement principale est l'anglais ou le japonais. Profil linguistique : ・Niveau de compétence avancé (lecture, écriture et expression orale) en anglais. ・Niveau de compétence avancé (lecture, écriture et expression orale) en japonais, y compris en japonais honorifique (keigo). Expérience : Expérience minimale de deux ans ou plus au cours des cinq dernières années dans les domaines suivants: ・Exécution de tâches administratives ・Soutien à l'administration financière (suivi des budgets et traitement des paiements et des remboursements) ・Rédaction de correspondance en anglais et en japonais ・Fournir un soutien administratif à un gestionnaire ou à une équipe d'employés. Expérience minimale de six mois ou plus au cours des cinq dernières années dans : ・Traiter avec des organisations japonaises (telles que des ministères/agences gouvernementales, des universités, des groupes de réflexion, des ONG, etc.) dans un contexte professionnel. ・l'organisation et la planification de la logistique de visites ou d'événements EXIGENCES COTÉES Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique. Connaissances : ・Connaissance du système politique japonais et des structures gouvernementales (telles que la Diète, le Bureau du Cabinet, le Secrétariat du Cabinet, les ministères des Affaires étrangères, de la Défense et des Finances, ou les institutions préfectorales). Compétences : ・Résilience et adaptabilité ・Orientation client ・Esprit d'initiative et d'action ・Jugement et discrétion ・Accent mis sur la qualité et les détails ・Travail avec les autres et leadership horizontal Capacités : ・Capacité à travailler de manière indépendante, à hiérarchiser les tâches et à résoudre les problèmes, sous pression et souvent dans des délais serrés. ・Capacité à utiliser efficacement des logiciels informatiques standard (tels que Word, Excel, Outlook, PowerPoint et SharePoint). Qualifications constituant un atout : La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant. ・Expérience au sein d'une organisation internationale telle qu'une ambassade, une organisation multilatérale ou une société multinationale. ・Diplôme d'études supérieures d'une université reconnue par le gouvernement dans une discipline liée au poste (par exemple, sciences politiques, relations internationales, politiques publiques, économie, affaires internationales, développement international). ・Expérience de la recherche sur des questions politiques, économiques ou sociales ・Connaissance des priorités de la politique étrangère japonaise ・Expérience du suivi de l'exécution des contrats et des prestataires de services externes ・Expérience de travail ou d'études au Canada ・Capacité à lire, comprendre et communiquer en français Besoins organisationnels : L'ambassade du Canada souhaite établir et maintenir une main-d'œuvre représentative. Les candidats qualifiés qui s'identifient comme faisant partie d'un ou de plusieurs des quatre groupes désignés au titre de l'équité en matière d'emploi, à savoir les femmes, les peuples autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles, peuvent se voir accorder la préférence. Exigences opérationnelles : ・L'horaire de travail est de 37,5 heures par semaine, du lundi au vendredi, de 9 heures à 17 heures 30, avec une pause déjeuner d'une heure, de 12 heures 30 à 13 heures 30. ・Le candidat doit être disponible pour des tâches occasionnelles en dehors des heures de travail normales (c'est-à-dire le soir et le week-end). Conditions d'emploi: Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste. ・Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi. ・Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d'emploi. Autres conditions d’emploi : Une évaluation de santé peut être demandée à la discrétion du chef de mission. 【Notes importantes】 • Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées. • L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en Anglais. • Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin. • Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables. • Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations. • l'Ambassade du Canada au Japon ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus. • Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre. • Suite à la récente annonce du Gouvernement du Canada, la Politique de vaccination obligatoire : Le Canada et le réseau des missions est suspendue à compter du 20 juin 2022. Le Gouvernement du Canada continuera d’évaluer le besoin de mesures de santé publique additionnelles, incluant la possible réintroduction d’un mandat vaccinal à une date ultérieure. • Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement. • Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à/au l'Ambassade du Canada au Japon qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection. • Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada. |
| English Level | Fluent (TOEIC 865-) |
| Japanese Level | Fluent(JLPT Level 1 or N1) |
| Salary | JPY - Japanese Yen JPY 5500K - JPY 9500K |
| Other Salary Description |
• Annual salary: ￥5,558,050 ~ ￥9,424,497 (The starting salary will be the lowest amount in the salary range) • Employee is eligible for commuting assistance (up to JPY 18,300 per month). • For Canadian citizens/residents and Canadian dual nationals, please note that it is your responsibility to enquire with the Canadian Revenue Agency about any possible taxation implications linked to an employment with the Government of Canada. •Please note that the Embassy of Canada to Japan does not reimburse any travel costs to and from interviews/exams nor does it reimburse any relocation costs. ================================================================== ・Salaire annuel : ¥ 5,558,050 à ¥ 9,424,497 (Le salaire de départ sera le montant le plus bas de l'échelle salariale) ・L'employé a droit à une aide aux déplacements domicile-travail (jusqu'à 18 300 JPY par mois.) ・ Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada. ・ l'Ambassade du Canada au Japon ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus. |
| Holidays |
・ Saturday, Sunday and Embassy holidays ・ Annual leave ・ Sick Leave ・ Congratulatory or Condolence Leave =============================================================== ・ Samedi, dimanche et jours fériés à l'ambassade ・ Congés annuels ・ Congé de maladie ・ Congé de félicitations ou de condoléances |
| Job Contract Period |
Indeterminate or Term (Full-time) =============================================================== Période indéterminée ou déterminée (Temps plein) |
| Nearest Station |
5 minutes walk from Aoyama-ichome Station, Ginza Line, Tokyo Metro 5 minutes walk from Aoyama-ichome Station, Hanzomon Line, Tokyo Metro 5 minutes walk from Aoyama-ichome Station, Oedo Line, Toei Subway =============================================================== 5 minutes à pied de la station Aoyama-ichome, ligne Ginza, métro de Tokyo 5 minutes à pied de la station Aoyama-ichome, ligne Hanzomon, métro de Tokyo 5 minutes à pied de la station Aoyama-ichome, ligne Oedo, métro Toei |
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