グローバルビジネスを勝ち抜く極意 - ビジネスイベントを主催するために覚えておくこと - 外資系や海外転職、ビジネス英語、などグローバルキャリアに役立つ情報が満載！<グローバル転職NAVI>

ビジネスイベントを主催することは、取引先や提携会社の人たちにあなたの会社の内面をより知ってもらうのにうってつけです。さらに社員や取引相手を、いつもとは何か違う形でリラックス、楽しませる一つの方法でもあります。イベント成功のための計画や準備は高度な技術が必要ではありませんが、いくつかの必須事項をこなすことで、社交イベントをより良いものにさせることができます。

イベントの目的確認

まずイベントの目的について考える必要があります。長い付き合いの取引先への感謝と新規の取引先の呼び込みの為のイベントなのか、それとも新製品の発売と、関係者の中での新製品の評判を上げる為か、慈善活動のための寄付金集めの為なのか、マスコミ報道をしようとしているかなど、ビジネスイベントを主催する理由は何百とあり、あなたのイベントの目的を明確に

しなければなりません。

対象となる取引先へのアピール

どのようなイベントをするのか決定したら、取引先や顧客のライフスタイル、興味があること、日常の課題などを相手の立場で考えましょう。あなたの会社が高級な靴を、裕福なビジネスマン相手に販売している場合、顧客の消費傾向や感覚に合った上品なイベントを考慮する必要があります。また、招待者のリストを作成することも大切です。イベントに来てほしい招待者だけでなく、イベントに必要な招待者も招きましょう。イベントの目的達成のために必要ならば、記者や、報道関係者、芸能人、政治家、ブロガー、その他の業界の人々を招待することも考慮しましょう。

他社との提携

似たような顧客を持つ、競争会社ではない他の企業とのビジネスの提携を「ピギーバッキング」と言います。このような提携関係は互いに有益となり得、強い提携、協力、そして信頼を構築できます。最も重要な点は、提携会社と責任を共有することで、それが予算を増やす可能性があるということです。イベント計画に部外者を招くことは、他社の異なる文化や考え方を取り入れることにもなります。一つより二つの脳で考えることで、共同のイベントは成功しやすくなるでしょう。

設備や機材などの確認

これは極めて重要です。会場に十分な座席があるか、必要なケータリングサービスがあるか、招待者を収容できる十分なスペースがあるか。舞台は必要か、会場に必要なAV機器があるか、会場へのアクセスしやすさはどうか、駐車場は十分にあるか、会場に印象的な眺めや雰囲気があるかどうかなどを確認しましょう。また、イベントの始まりから終わりまでの予定表を作り、そして何か問題があった際にそれが臨機応変に変更できるようにしておきましょう。

最高のサービスを提供

ビジネスイベントは顧客や取引相手とプレッシャーを感じずに交流できる良い機会です（つまり、このイベントでは何も積極的に販売するようなことはしません）。あなたの会社のイベントスタッフは笑顔で、困っている人には手助けを申し出たり、一人でいる人に話しかけたり、招待客を他の招待客に紹介したりなど、全ての人がイベントを楽しんでもらえ、良い思い出を作ってもらうことを、イベントスタッフが一番優先するべきことにしましょう。

連絡先の収集とイベント後の連絡

招待客が来場した際に記帳してもらうのは、名前のシールを渡す良い方法であると共に、名前やEメールなどの連絡先を集めるのにも良いやり方です。そしてイベント後に連絡を取ることはとても重要です。Eメールで謝礼文を送ることも出来ますが、実際の手紙での謝礼文より強い印象を与えるものはないでしょう。また、イベントの公式な写真へのリンクを付け加えることで、招待客がネットで検索でき、そしてイベントを思い出してもらえるようにすると良いでしょう。

非常事態の想定

最後に非常事態に備えなければなりません。後援者が急病になったり、水道管が凍ってしまったために会場をキャンセルにしなければならかったり、単純にプロジェクターが突然うごかなくなってしまったりなど、トラブルを想像してみてください。スケジュールは直前に一部変更したり、全ての予定を入れ替えたりするのに十分な時間がありますか？