元・外資系人事部長、現グローバル人材プロデューサーの鈴木美加子です。先週、アメリカ側が主催した10名ほどのビデオ会議に参加しました。参加する前の準備を本日のテーマとします。

英語での会議は参加して聞いているだけではダメで、何か発言しないと参加者としてカウントされないとはよく言われることですが、ビデオ会議やテレコンでの発言は、最初の頃ハードルが少し高いです。帰国子女でない私もまさにその通りでした。まずは物理的に英語が聞き取れず、発言するどころでない状態が続きました。一生懸命ヒヤリングしようとしてはいたのですが、聞き取れなくて本当に困りました。ある時、アジアの他の国の人がとても自然に「もう少しゆっくり話して欲しい」と言う姿に「勇気があるなぁ」と思いました。司会のイギリス人も自然に「あっ、ごめん。早口になったらまた教えてね」と受け止めていて、なんということはなかったのです。

言いにくいかもしれませんが、聞き取れない時は、ダイレクトにその旨を相手に伝えて大丈夫です。

I can`t hear you.  Can you speak a little louder?

アジア・パシフィックのテレコンの時に、チームで参加していたある国の人事の責任者が、このように言っていることを聞いたことがあります。

Can you slow down a little bit, not for me?  (自分は聞き取れているがという意味が含まれています)

それから英語力が向上して聞き取れるようになっても、話すタイミングを計っている間に話題が他のことに移ってしまい、発言できないで終わったりしていました。自分から発言できるようになったのは、かなり時が経ってからのように思います。

外国人が英語人とテレコンしたり、ビデオ会議を行う時には準備をしておく必要があると思います。

先ほどのイギリスとのビデオ会議に話を戻しましょう。私はうっかり準備をしないで参加しそうになりましたが、直前に慌てて準備をしました。会議の内容は、商品３つについての意見交換なのですが、私は1つの商品を自分自身は扱っておらず、つまりは何の意見も出せないという状況でした。英語人との会議では、必ず「あなたはどう思うか？」と聞かれますので、このまま参加するのは危険です。

商品2つをざっとおさらいして、残りの1つについて質問はないかと探しました。英語人とのテレコンやビデオ会議に参加するようになって、まだ自分から発言できるステージにないと思われたら、この「気の利いた質問をする」は、参加したと思ってもらえる有効なテクニックです。ずっと黙っていると、司会から ”Japan team is so quiet.  How are you doing?” と、突然振られてあたふたしたりしてしまいますが、聞き取れないながらもなんとか良い質問を探しながらテレコン・ビデオ会議に参加して、最後のQ&Aの時に、気の利いた質問ができると評価が上がります。

今ではテレコンの英語についていけないことは無くなりましたが、そこまでに達する間は、テレコンの間中、「気の利いた質問はないか？」をテーマに質問探しをしていた時期がありました。”Micky, that is a good question!” と言われたらしめたものです。ちゃんと参加者として認めてもらえたことになります。

テレコン・ビデオ会議に参加するようになったら、ご自分の英語力に合わせて、事前にきちんと準備をするようにしてください。

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