“究極”のタイムマネジメント成功事例とは ?
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今回は、タイムマネジメントの話をしましょう。実はこのテーマ、「仕事術」の分野では、非常に古くから議論されてきた話題です。かのドラッカーなんかも、真剣に議論している。最近でも、「デッドラインなんちゃら」みたいな本がベストセラーになっており、テーマ自体は依然として色褪せていない。にもかかわらず、未だに最適解が見つかっていません。　なぜか ?　それは、「できそうで、できない最たるもの ! 」 だからではないでしょうかね。

 

本を読んでいる段階では、「ふむふむ、にゃるほどねぇ・・・」と納得することしきりなのですが、いざ自分で実践しようとしても、うまくいかない。例えば、「あらゆる仕事にデッドライン（締め切り）を設定する」というタイムマネジメント手法についても、頭では理解できるのですが、いざやってみると、結果が全く伴わなかったりします。締め切りを設定したとしても、時間通りに終わらない。今夜も残業、徹夜の毎日。慢性的に忙しい・・・　ウガーーッ !（獣か・・・）　という悪循環に陥った経験は、みなさんにもあるでしょう。

 

例に漏れず、私もタイムマネジメントにはあまり自信がないのですが、何とか外資系企業で生き残っています。それは、以下 2 つのことを守っているからだと思っています。

( 1 ) すぐできることは、すぐやる

( 2 ) すぐできないことでも、24 時間以内には、何らかの成果を出す

 

( 1 ) については、拙著『外資流－タカシの外資系物語－』（あさ出版）にも書いている通り、「To-Do リストは書かない ! 」主義を通しています。なぜなら、To-Do リストに書くような仕事の 80 %以上は、すぐに取り組めば 5 分以内にできるようなものだからです。「To-Do リストを書いている暇があったら、やった方が早い」というわけ。実際に、私が知る限りにおいて、同僚の外国人スタッフの間で To-Do リストを書いている人間はほとんどいないと思います。

次に ( 2 ) ですが、みなさんは、上司から仕事を頼まれて、特に締め切りの指示がなかった場合、どの程度の締め切りを設定しますか ?　もちろん、仕事の内容や上司との会話の文脈にも依りますが、外資では常識的に「 24 時間以内」と考えます。

 

24 時間以内にできそうにない仕事だったら、どうするのか ?　その場合でも 24 時間です。完了してなくても構わないので、状況を報告する。順調なのか、何か障害があるのか・・・　そして、報告の際には、いつ頃完了するのか、目処を伝えることも忘れてはいけません。

 

「上司に報告するなんて、当たり前じゃんか ! 」　いやいや、これができる日本人は、本当に少ない。例えば、3 日ぐらいかかる仕事の指示を受けた場合、日本人の多くは、中間報告などせずに、仕事をやり切ってしまう人の方が多い。一方、外国人（特に、アメリカ人）の場合は、うまくいっていたとしても、1 日単位ぐらいで中間報告を入れます。

 

上記の差異は、外資系と日系における、管理スタイルの差から来ていると思います。外資系のスタイルは、「軍隊」に近い。
上司　「今回のミッション（任務）は、○○だ ! 」　　　部下　「イエッサー ! 」
上司　「どうだ、うまくいっているか ? 」　　　部下　「順調です、イエッサー ! 」
上司　「引き続き、うまくいっているか ? 」　　　部下　「もうすぐ終わります、イエッサー ! 」　
・・・　こんな感じ。

 

日系は、「特殊部隊」に近い。特殊部隊というのは、必殺仕事人とかゴルゴ 13 みたいな世界。
上司　「今回のミッションは、○○だ。これを、とにかく 3 日以内に完了しろ。中間報告などいらない。とにかく、やり切るんだ ! 」　　　　
部下　「へい、わかりやした・・・」

 

日本の場合、四の五の言わずに、黙ってやれ !　みたいなところがある。基本的に、単一民族国家である日本では、仕事がうまく進んでいるのか、トラブルが発生しているのか、報告されなくても、雰囲気で何となくわかるという前提があるように思います。一方、他民族国家の典型であるアメリカでは、各人の仕事のスタイルも千差万別なので、逐一報告を要求する文化が生まれたのではないでしょうか。

上記のように書くと、私のタイムマネジメントは、さも完璧かのような印象を受けるかもしれませんが、なんのなんの・・・　私自身は、ろくなタイムマネジメントをしていない。( 1 ) ( 2 ) だけは守るようにしているので、かろうじて、外資系でも通用しているにすぎないだけです。では、私のタイムマネジメントは、どこが悪いのか ?

 

それは、徹夜や早朝、休日に仕事をすることで、帳尻を合わせている点です。つまり、超過分が出たら余計に仕事をすればいいじゃん ! という、何とも行き当たりばったりな作戦。タイムマネジメントもへったくれも、あったもんじゃない・・・

 

「標準的な業務時間だけで、仕事を完了している人などいるのだろうか・・・? 」　長年心に抱いていたこの疑問。先日、ついに究極の「成功事例」を見つけることができました。それも、超・身近に !　それは、「うちの奥さん（トモミ）」だったんです、これが・・・

 

我が家には、2 歳半になる娘がいます。娘は、朝 7 時に起きて、朝食を食べて、絵本を読んで、昼食を食べて、散歩に行って、ディズニーのぬいぐるみで遊んで、夕食を食べて、お風呂に入って、歯磨きをして、夜 9 時に寝る・・・　という、非常に規則正しい生活をしています。

 

うちの奥さんは、自宅でデザインの仕事をしながら、愛犬ゴルゴの世話もしています。もちろん、家事一般も。こういった普段の仕事に加え、娘が病気になったり、デザインの発注を急ぎで受けたりと、不測の事態も入ってくる。ゴルゴが意味もなく大暴れして、布団を滅茶苦茶にする日もある（笑 ! ）。

 

こんな奥さん、しかしその仕事ぶりは、実に無駄がない。というのも、娘の日々の営みは、分刻みでやってきますから、それに遅れるわけにはいかないからです。つまり、娘に対しては、「残業」という奥の手を使うことができないわけです。

 

奥さんの仕事ぶりは、娘の世話を最優先にして、実にうまく優先順位をつけています。そして、細切れの時間で、それ以外の仕事をこなす。これぞ、タイムマネジメントのプロ !　こんな身近にお手本があったとは・・・

 

同様のことを、Daijob.com で 『働く女性のワーク・ライフ・バランス術』 というコラムを書いていらっしゃる　横浜リサさん　もおっしゃっていますので、是非ご参照ください。（『働く母の秘めたる可能性 － タイムマネジメント編』）。

 

うちの奥さんのタイムマネジメントを、ビジネスに置き換えて考えてみると、彼女が成功している最大の要因は、自分にとっての“顧客”が明確で、“顧客”を中心に優先順位をつけているということではないでしょうか。彼女にとっての“顧客”とは、言うまでもなく、娘です。娘が快適に過ごせるために、今自分は何をすべきか ?　常にこの視点を持って仕事をしているから、結果的に無駄がない。

 

私を含め、タイムマネジメントがうまくない人の多くは、“顧客”の視点、つまり「だれのためにやっているのか ? 」が、不明確なように思います。自分にとっての最重要顧客、これは本当のクライアントであったり、上司であったり、いろいろなケースがあるでしょうが、その顧客が最も Happy になるように優先順位をつけ、仕事をする。それ以外のことは、他人に迷惑をかけない程度に、適当にこなしておく・・・　こういう方針付けが重要だと思います。締め切りを設定したり、To-Do リストをつけたりというのは、ツールや手段にすぎませんからね。

 

いずれにしても、みなさんも是非、家庭の主婦のタイムマネジメントを参考にしてください。特に、世の旦那さん !　奥さんから、学ぶことって、結構多いんですからね !