必見！外資系コンサルタントに学ぶ、資料作成術
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外資系コンサルタントというと、仕事をバリバリと裁けて、とにかくスマートなイメージがあります。そんな彼らには独自の仕事術があるのでは？ということで今回は、様々なビジネスシーンで活躍する彼らの資料作成のノウハウを一挙公開します。

ビジネスでの資料は相手に納得してほしいことや、決めてほしいこと、アクションをとってほしいことを明確に主張しなければなりません。

そのためには事実やデータ、事例など客観的な資料を提示する必要があります。これら資料を通して主張の根拠を明確に示すことで、自分の主張が十分な根拠に基づいていると伝えることができます。そうすることで相手に大きなインパクトを与えることができるでしょう。

主張を明確にする必要性は先に述べた通りですが、資料作成には適切な「作成手順」を踏まなければならないことを忘れてはいけません。

例えばスライドを作成する場合、「グラフ・チャートを書くこと」から始める人が多いように思います。

しかし、この手順は要領がいい方法とはいえません。なぜなら、全体を通じて主張したいことやストーリー展開を考えずにグラフやチャートの作成を優先させてしまうと、これら客観的資料を通じて伝えたい内容がぼやけてしまい、結果的に主張に力が入らないからです。

あくまで伝えたい主張が「主」であり、グラフやチャートは自分の主張に説得力を持たせるためのツールと認識しておきましょう。

若い人にありがちなこととして、グラフ・チャートなど、データ分析内容までにとどまり、考察や解釈を書かないケースがみられます。これは、同じデータを読んだ相手が自分とは別の解釈をしてしまうことを恐れているためです。

しかし自分のスタンスを決めなければ、相手にぼんやりとした印象を与えてしまいます。これでは本末転倒です。別の解釈をする相手を想定し、彼らに納得してもらえるような鋭い主張ができるよう努力しましょう。

スライドのメッセージは必ず2行以内にしておきたいところ。目安としては30文字程度、多くても60字以内に留めておきましょう。またフォントは12p以上にするなど、あくまでもシンプルであることを心がけましょう。これらはスライド作成のルールとはいわないまでも、スライドの内容が重要であればあるほど、非常に大切なテクニックといえるでしょう。

メッセージをシンプルにし、それに説得力を持たせるグラフ・チャートを作成しようと試みることはいいものの、いろいろな項目を強調してしまい、結果的に何を伝えたいのかわからない資料がまま見られることも事実です。

ここでお勧めするのが「引き算」によるフォーカス。本当に伝えたい一点のみにフォーカスし、残りは大胆に簡素化・削除したりして、フォーカスを当てたい事象を浮かび上がらせることで、相手にはっきりした印象を残すことができます。

書き方のメソッドを覚えたら、次は複雑なデータや概念を短時間でわかってもらえるようなグラフを作成しましょう。なかでもグラフの「数値を視覚化させる」スキルが重要になってきます。さらに「棒グラフ」、「折れ線グラフ」、「円グラフ」、「面積図」など、さまざまなグラフが選択可能ですが、それぞれのグラフに特徴を理解した上で、各状況に適したグラフを選ぶことが必要になります。

また、グラフやチャートで伝えたい部分のボリュームを大きくするなど、読み手の視覚を通じてインパクトを与えることもテクニックとして覚えておきましょう。

以上のことから、資料作成では、相手に「伝えたいこと」を明確にした上でシンプルに伝えることが大切です。そして、「伝えたいこと」をサポートできるように内容に適したグラフづくりや数値の視覚化など、正しく工夫することが成功の確率を上げます。

欲張ってあれもこれも取り入れるよりも、勇気を出してメッセージを尖らせたほうが相手には伝わるものなので、是非みなさん実践してみてください