外国人エグゼクティブとのコミュニケーション術　（その２）
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（前回の続き）　前回のコラムでは、外国人とのコミュニケーション・ミスが起こる最大の原因は、論理的に話していないことにある、という説明をしました。
ポイントは、ここでいう “論理的” というコトバ。昨今流行っている　“ロジカル・シンキング” などといった小難しい話ではなくて、要は、「問われたことに的確に回答しつつ、筋道立てて話す」ことを指しています。
私はこれを、“線形” の会話　と呼んでいます。一方、日本人の多くは、先を見越して、話をどんどん省略しながら進める　“非線形” の会話　が主流なので、誤解されやすい。よって、注意が必要だということです。では、相手が外国人で、かつエグゼクティブだったら、さらにどんな点に留意しなければならないのでしょうか。 

　ビジネス上の英会話で、まず第一に留意しなければならないのは、「相手がだれか？」ということです。相手が、クライアントか身内か、というのも重要な要素です。しかし、それ以上に、クライアントであろうが、身内であろうが、相手がエグゼクティブ（役員層）の場合に心得ておくべき、必須の事項があります。それは、「必要最小限のことを、できるだけ短時間で話す」 ということです。 

　日系・外資系問わず、エグゼクティブというのは、時間に追われています。業種によっても異なりますが、多くの日系企業のエグゼクティブは、基本的に30分単位、最短で15分単位でスケジュールを埋めるケースが多いと思います。一方、外資系のエグゼクティブは、「5分（！）単位」 でスケジュールを作ります。5分て！　そうなんです、はっきり言って、5分刻みのスケジュールなんて、無謀極まりない！　以前、社内のある外国人エグゼクティブから5分間の説明機会を得たのですが、その役員、当日お腹をこわしたとかでトイレにこもってしまい、私の “5分” が吹っ飛んだことがあります。文字通り、“水に流した” ってか？！　なんやねん、それ！！ 
　一方で、日系と外資系を比較すると、外資系の方が3倍早く物事が進んでいる・・・　というのも、納得感あり。ならば、役員スケジュールの最小スロットが、日系＝15分、外資系＝5分　というのも、うなずけなくはないのですが・・・ 

　また、「できるだけ短時間で話す」と言っても、早口で話すという意味ではありません。むしろ、普段、外国人の同僚と話しているよりも、ゆっくりと話さなければなりません。つまり、無駄は一切省いて、“超” 論理的に話す必要があるわけです。一体、どうすればいいのでしょうか？　 

　まず、英会話の基本に戻って考えてみましょう。よく、“5W1H” ということが言われます。これは、When（いつ：時期）・Where（どこで：場所）・Who（だれが：人）・What（何を：モノ）・Why（どうして：理由）・How（どのように：方法）　という、いわゆる疑問詞を表したものですが、英語における論理的な会話というのは、これらを満たすことが必須です。相手のエグゼクティブは、5W1Hを自分なりに明確にしようとして話を聞きますので、まずは、これらを伝えることに徹するべきです。6つの疑問詞に対する回答が不十分な状態で、ピントはずれな会話を進めてしまうから、「？？？・・・怒！」　となってしまうわけです。 

　幸い、英語の疑問詞は、回答フォーマット（＝答え方）が決まっています。例えば、「Why ～？」 と問われたら、「Because ～」「The reason why ～」という回答が定番ですから、それに従う。「When ～？」と聞かれたら　－　「by tomorrow」「until this weekend」、　「Who ～？」と聞かれたら　－　「It’s me !」　と、簡潔に答える。 
　よく失敗するのが、「ちょっとWitの利いた話を入れたい！」「小粋なAmerican Jokeを絡めたい！」　などと、ヨコシマな考えを抱くケース。スティーブ・ジョブズのスピーチや、サンデル教授の白熱教室などを見ていると、ついつい、自分にもできるような気がしますよね・・・　って、ダメです！　余計なことを言うから、伝えるべきことを伝える時間がなくなるんです！！ 

　5W1Hのうち、特に重要なのが、上述のWhen（いつ：時期）・Who（だれが：人）　です。その時点では明確でないことも、「いつまでに、だれがやる！」と言ってしまえば、外国人エグゼクティブは納得してくれるケースが多い。ごちゃごちゃと理由を並べ立てるより、「日付」と「やる人（＝責任者）」を明確にした方が、英語の世界では、格段に “論理的” なのです。 

　次に、「定量的に説明する＝可能な限り、具体的数値で可視化する」 というのも重要です。例えば、営業目標が5,000万円で、4人の営業パーソンが活動した結果、4,000万円しか達成できなかったとします。その理由を説明するのに、「色々忙しかったもんで・・・　手が足りませんでした・・・」などと言うと、そのエグゼクティブは即座に部屋から出て行くと思います。下手すると、説明した人はクビになるかもしれません。「分析（そこから得られる反省含む）」 と 「アクション」　という必須の要素がないからです。 

「われわれ営業担当は、契約をいただくまでに、次のような活動をしています。この活動を実施する場合、1人当たり、1,000万の契約が限界です。よって、5,000万を達成するために、1名増員をお願いします・・・」　という具合の説明が必要なのです。 

　「同じ1,000万でも、案件の難易度に軽重があるんだから、そんな単純な話じゃねぇだろ・・・」　確かにそうです。しかし、そこをグッとこらえて、割り切るのです。英語の論理性とは、言い換えると　“簡略化” “モデル化” ともいえるのです。多少無理があるモデルでも、外国人エグゼクティブというのは、この手の論旨展開で、コロッと納得するケースが多いのです。 

　最後に、相手が偉い人であればあるほど有効なtips（コツ） として、「サポートorアドバイスをお願いする」というのがあります。一般に、人間というのは、「困っています・・・、是非、アドバイスをお願いします！」 というと、怒れないものです。特に、エグゼクティブ・クラスになると、自分の武勇伝を話したがる。「困っているんなら、どうしてもっと早く、私のアドバイスを仰がないんだ・・・」と、常に思っているのです。 

　外資系企業では、お願いしたいサポートのことを、「Requirement」「Help Required」と言います。できない理由を話す時間があるなら、「Requirement」を明確にせよ！　というのは鉄則でして、外国人エグゼクティブとのコミュニケーションでは、必須アイテムといえます。 

　みなさん、いかがでしたか？　ま、ごくごく当たり前のことなんですよ、相手がだれだろうが、言語が何であろうが・・・　一方で、当たり前のことですが、なかなか実践できないのも確かではないでしょうか。日系企業にお勤めのみなさんも含め、自分のプレゼンやコミュニケーション方法を、再度見直されてはいかがかと思います。では！