外資の手帳術 … システム手帳が引き出しに眠っているアナタへ
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「うげっ ! 」　先日のこと、家の大掃除をしていたところ、引き出しの奥の方から、あるものが出てきました。それはなんと、システム手帳。それも、2 冊も …

さて、なぜ「うげっ ! 」なのでしょう ? その理由は、第一に使っていないからです。2 冊とも 1 万円以上はする代物。買った当初は、「よーし、このシステム手帳に必要なことを全て書き込んで、スマートにまとめよう ! 」なんて意気込んで買ったように記憶していますが、結局数ヶ月使ってお蔵入りでした。さらに衝撃的なことに、2 冊も買っているのです。1 冊目で使わないことがわかったにもかかわらず、なぜ 2 冊目を買ったのか ? 私は学習能力がないのか … アホか … って感じです。

「ハァ … 手帳変えればやる気が出るとでも思ったのかね。んったく、自分ながら情けない … （Ｔ－Ｔ）」　ため息をつきながら掃除を続けていると、引き出しのさらに奥から、追加で何か出てきました。　「なんじゃ、こりゃ … ん ? ぎゃーーーーーーーーーーっ ! 」　一昔前に流行った「 Palm 」、つまり電子手帳です。そういえば、これも買った当初は得意げに使っていたような気がしますが … いったい私は手帳に何万円投資すれば気が済むのでしょうか ? トホホ … （Ｔ－Ｔ）

さて、最近また手帳が静かなブームになっています。デパートや大手の文具店では、「2008 手帳フェア」なるものが開催され、また今年も私のような「犠牲者」（ お店のせいでは全くないのですがね … ）が多数輩出されるわけです、アーメン…　

手帳に関して言うと、多くのビジネスパーソンは、以下の 4 分類に分けられるように思います。

( 1 ) 手帳を愛用し、1 冊のシステム手帳、ないしは毎年同じメーカーの手帳を使い続けている 
( 2 ) 手帳を愛用しているが、（ 私と同様に ） 過去にシステム手帳か電子手帳で痛い目に合った 
（ ＝ 買ったのに使わなくなった ） 経験に懲りて、今はお手軽な薄手の手帳を使っている 
( 3 ) 紙の手帳は使わずに、電子手帳または PC のスケジュールソフトを使っている 
( 4 ) 手帳は全く使わない

みなさんはどれに該当しますかね ?

外資系企業に勤めていると、手帳に関して、あることに気づきます。それは、多くの外国人社員は、紙の手帳をほとんど使わないということです。私はかれこれ 10 年以上外資に勤めていますが、同僚の外国人社員が、分厚いシステム手帳を持ち歩いている姿を見たことがありません。それどころか、中には手ぶらでミーティングに参加してくる外国人の何と多いことか ! これは一体どういうことなのでしょうか。

1 つの理由は、彼らは手帳にメモをとらなければならないような仕事の仕方はしない、ということが挙げられます。例えば、クライアントの ○○ 部長に電話しなければならない状況が起こったとしましょう。手帳派の日本人は、システム手帳の「To-Do リスト」に、「○○ 部長に電話」と書き込んで、後で電話をして、To-Do リストのチェック欄を塗りつぶし、「よしよし、 1 件片付けた … 」なんて言っているわけです。

一方、外資の外国人社員はどうするか ? まず、電話しなければならない状況が起こった場合、極力その場で電話をしてしまいます。「To-Do リスト」に書き込む時間を使って、仕事そのものを片付けてしまえるだろう、という考え方です。「ホントにそんな考え方で通じるかぁ ? 」と思っている読者のみなさん、一度試してみればわかります。私も最初は彼らの考え方に疑心暗鬼だったのですが、試してみてビックリ ! 私が「To-Do リスト」に書き込んでいたメモの 7 割程度は、その気になれば、その場で片付くものだったのです。

もちろん、その場で片付けようとしても片付かないことはあります。例えば、○○ 部長に電話したのですが、不在だった場合どうするか ? 多くの日本人の場合、「そうですか、不在ですか … わかりました、それではあらためてこちらからお電話差し上げますので、○○ 部長によろしくお伝えください … 」となります。しかしそうすると、「○○ 部長に再度電話」というメモを、To-Do リストに書き込まねばならなくなってしまいます。つまり、仕事がいつまでも自分側に残ることになります。

一方、外資の外国人はどうするか ? 　「OK ! Please tell ○○ san to call me ! （ 私に電話するよう、○○部長にお伝えください ）」　てな感じで、電話をするという仕事自体を先方に振ってしまいます。こうすれば、自分で電話をする必要はないわけですから、To-Do リストとしてメモを残す必要もなくなるというわけです。

私はこのような外国人社員のやり方を、手離しに評価しているわけではありません。相手の立場を思いやって、極力手数をかけさせないという日本的な考え方もすばらしいと思いますし、何よりも日本の企業文化には適しているように思います。しかし、電話の例をとってみると、何度も何度も「こちらからお電話差し上げます」とした挙句、結局 ○○ 部長がつかまらなくて、「申し訳ありませんが、お電話いただけるようにお伝え願えますか ? 」などとしているケースも多いのではないかと思います。先方で取り次いでいる方やこちらの手間を考えれば、外国人社員風に、不在だとわかった段階で先方に作業を委ねるというのも、理にかなっているように思います。日本風のビジネス慣習をベースにしながらも、外資流の良さも取り入れていくことで、相手にとっても失礼がなく、かつ合理的な仕事の進め方ができるのではないでしょうか。

話を手帳に戻しましょう。To-Do リストの大半は、メモを取るほどの話ではないと考えると、残りは打ち合わせや待ち合わせなどの「スケジュール管理」となります。さすがに外資の外国人も、今後のスケジュール全てを暗記するわけにはいきません。厚手のシステム手帳とまではいかないまでも、簡単なスケジュール帳やスケジュールソフトを使っているケースが多いように思います。

また、外資のマネージャークラスになると、自分の部下からいちいちスケジュールを確認されるのを避けるため、社内ネットワークに自分のスケジュールをメンバーに公開しているケースがほとんどです。最近、それを見ていて、実はあることに気づきました。例えば、仕事とは関係ないプライベートな用事を入れる際に、外国人マネージャーの多くは、”Private”　や “Family” （ 家族サービスなのでしょう ） など、直接的な理由を書き込んでいるのですが、日本人マネージャーは家族サービスで夜の予定がふさがっている場合、「打ち合わせ」など曖昧な理由でごまかしていることが多いのです。夜に家族サービスをすることで後ろめたい気分になる必要もないと思うのですが、これも日本人の気質というやつなのかもしれません。 
　 
さて、かく言う私、今はどんな「手帳」を使っているかというと、カレンダー型のものを使っています。用途は、忘れてはいけない予定を書き込むことのみです。卓上カレンダーをちょっと大きくした程度、B5 版サイズのもの。厚手のシステム手帳を持っても、結局はスケジュールをチョロチョロっと書き込むぐらいしか使わないわけで、あとはバインダー代わりにいろんな書類がはさまって、ボタンも閉じられないぐらいに膨れ上がるのが関の山。ならば、卓上カレンダーで十分です。

上司の Thomas はどうでしょうか ? 数ヶ月ほど前、わが社では役員向けに、「BlackBerry」という、ニューヨークで大流行の携帯端末が配布されたのですが、はて、使いこなせているかな …

私　「Thomas, How about your... BlackBerry? Is it good?」　（ トーマス、BlackBerry の調子はどうだい ? ）

Thomas　「BlackBerry? Yeah, it’s a very good TOY for businessperson. But, Japanese KEITAI （ 携帯電話 ） is better, it is enough... 」　（ BlackBerry ? ああ、これはこれで、おもちゃとしては面白いな。でも、携帯があれば十分だよ … ）

お、おもちゃって、アンタ … 金かかってるんだから、ちゃんと使いこなせよ … （ 怒 ! ） ま、所詮、外資のエグゼクティブって言ったって、こんなもんなんですよ、ハイ …