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タカシの外資系物語

オンラインでの文書化2001.01.12

仕事をする上での重要な作業の 1 つに、「文書化」という作業があります。会議の結果報告、上司へのレポート、クライアントへの提案、すべては内容を「文書化」した上で説明されます。


文書化作業には、" 内容を伝え、結果を残す " という役割があります。日本では、会議そのものより、その前後の文書化作業において、これらの役割が果たされます。日本企業における「稟議」は、「Ringi」として、外資系企業内でも認識されています。なぜなら、日本のクライアントと仕事をするうえで、日本企業の文化を理解する必要があるからです。


さて、日本企業における「Ringi」プロセスが重要であることを理解している反面、外資系企業での仕事のやりかたは違います。とくに、文書化作業において時間をとられるのはムダだ、もっと内容にあることを議論することに時間を費やすべきだ、という考えが根底にあります。そのため、文書化作業は極力、議論をしている「その場」で実施されます。


たとえば、ある会議の議事録をとる場合を考えてみましょう。日本企業ならば、会議内容を担当がメモし、文書化は会議が終わってから実施されるのが普通です。しかし、外資系企業では、議事録作成の担当者は、会議に PC を持ち込んで、その場でパチパチと議事録を作成していきます。なので、議事録の作成担当者は、それなりのタイピング・スピードを要求されると同時に、会話内容の重要性を瞬時に把握する能力が必要となってきます。


会議の終わりには、「議事録はこんなもんかしら ?」「そうだな。ここをもうちょっと……」 
「よしこれで OK ! みんなにメールしといて !」「OK, Boss」という会話がなされ、これで終了です。


私は日本企業の「稟議」というプロセスを否定するわけではありません。特に、会議での発言が苦手な人間にとっては、文書で根回ししてもらえれば、コメントを伝えやすいのは事実です。しかし、一方では、日本企業の文書化作業は、いたずらに残業時間を増やしているような気がしてなりません。会議で決まったことは決まったことで、それ以上どうなるものでもないのですから、結果を伝えるための文書化に時間をかけ過ぎるのは、確かに "ムダ " なことだと思います。


今日の会議は、私が議事録担当でした。


「タカシ、会議終わったんだから、お茶でも行こうぜ !」


「あ、あぁ、すぐ行くよ」と答えたものの、手、手が ……。


タイプしすぎで右手がつってしましました。まったく情けない話ですね。

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この記事の筆者

奈良タカシ

1968年7月 奈良県生まれ。

大学卒業後、某大手銀行に入行したものの、「愛想が悪く、顔がこわい」という理由から、お客様と接する仕事に就かせてもらえず、銀行システム部門のエンジニアとして社会人生活スタート。その後、マーケット部門に異動。金利デリバティブのトレーダーとして、外資系銀行への出向も経験。銀行の海外撤退に伴い退職し、外資系コンサルティング会社に入社。10年前に同業のライバル企業に転職し、現在に至る ( 外資系2社目 )。肩書きは、パートナー(役員クラス)。 昨年、うつ病にて半年の休職に至るも、奇跡の復活を遂げる。

みなさん、こんにちは ! 奈良タカシです。あさ出版より『外資流 ! 「タカシの外資系物語」』という本が出版されています。
出版のお話をいただいた当初は、ダイジョブのコラムを編集して掲載すればいいんだろう ・・・ などと安易に考えていたのですが、編集のご担当がそりゃもう厳しい方でして、「半分以上は書き下ろしじゃ ! 」なんて条件が出されたものですから、ヒィヒィ泣きながら(T-T)執筆していました。
結果的には、半分が書き下ろし、すでにコラムとして発表している残りの分についても、発表後にいただいた意見や質問を踏まえ、大幅に加筆・修正しています。 ま、そんな苦労 ( ? ) の甲斐あって、外資系企業に対する自分の考え方を体系化できたと満足しています。

書店にてお手にとっていただければ幸いです。よろしくお願いいたします。
奈良タカシ

「タカシの外資系物語」の作者、奈良タカシさんへメッセージをお寄せください。

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