スーパー秘書たちの活躍
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私が勤める外資系企業には、「秘書グループ」というセクションがあります。その業務内容は、特定の重役の横に付き添って、いわゆる秘書業務をやるというよりも、どちらかというと「雑用業務」に近いものです。しかし「雑用」といっても、掃除などをするわけではありません。外資系企業の場合、従業員である外国人が日本で働く上で、さまざまな問題が出てきます。その問題を解決するのが、彼女たち秘書グループの役割なのです。

秘書グループの朝は 7 時に始まります。外資系企業の場合、頻繁に早朝ミーティングが開かれるため、 7 時にはオフィスのカギを開け、準備 OK の状態にしておかねばなりません。それが終わると、E メールのチェックに入ります。部長クラス以上の E メールは、たいてい秘書にも CC されます。秘書は部長本人の代わりにそれをチェックしたり、事前にプライオリティをつけたりします。

9 時になると、会社としての正式な営業が開始されます。秘書が受ける電話は、日本語と英語の割合が半々ぐらいです。外資系企業とはいえ、なかには英語の不得意な部長もいます。逆に、日本語のまったくわからない外国人部長もいます。秘書の役割は、英語・日本語を問わず、いかに要点をまとめて、正確に伝えることができるか。もちろん、相手が顧客の場合は、好印象を持ってもらわなければなりません。ですから、英語ができればいいというわけではなく、日本語の処理能力も平均以上のものが要求されます。

秘書の業務終了時間は、午後 5 時です。しかし彼女たちは業務終了後も、残業して仕事を手伝ったり、ときには外国人社員の日本語の勉強につきあったりもしています。

私はときどき、「彼女たちはもしかしたら、私なんかより、ずっと能力が高いのではないか ? 」と考えたりもします。あくまでも個人的な意見ですが、そう思わせるほど、外資系企業のセクレタリーの能力は高いと思います。

私は彼女たちの労をねぎらうために、ときどきアイスクリームをお土産に買ってきたりします。「ありがとう ! 私はこのクッキー＆クリームがいいなぁ」こういう言葉を聞くと、彼女たちもやっぱり、普通の 20 代の女の子なんだと、なんだかホッとしてしまいます。秘書さん、これからも頑張ってね !