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# 10  管理はしっかり ! 日本人が甘いと言われる訳

先日のこと、お客様からの問い合わせで必要書類をすぐに手配しなければならなかった。　「 あ、その資料なら楊さんが持っていますよ。」 と言われ、彼女が管理している棚へ。しかし、 「開かないよ ! 」 鍵がしっかりかかった棚は開くはずもなく … 。
どうするの～と焦る私に 「そうだよ、今日は楊さん休みだからね。」 と、みんな知らん顔。

そうだった …。明らかに抜かったのは私。

ここ、上海では担当者と言われる人が、鍵を持つことでその管理を行い、担当が休みの時、その部署に関わる仕事は、いかなる状況であれ全面ストップするのです。それが例え公休ではなく、有給休暇の場合でも。日本であれば大事に備え、代わりの人なり、総責任者なりがスペアの鍵を持っているものだと思うが、上海はそうではない。理由は 「 そんなことをしたら、もしもの時誰が責任を取るのか、明確にできません。 」

( パソコンの中のデータも同じです。会社のパソコンなのに、当然のようにロックがしてあります。)

よく日本人管理者が口にすることがあります。 「 ここでは 10 工程があれば、10 のことを全て説明し、全てに期限を設け、全てに責任者を任命しなければならない。 」 と。それはつまり、そうしなければその工程が予定通りに終らないことがあり、その責任の所在は 「 自分ではない他人 」 になりがちだからです。そのため必ず作業に関わる全員の前で、それらを明確に発表し、予定通り行かなかった場合のペナルティも、必要に応じて設けなければならないんです。また、任命された担当者は他の人のせいで、自分がペナルティを負うことがないよう、しっかり管理、つまり鍵を掛けてしまうのです。

「 鍵 」 は本当に何から何までで、一番驚いたのはホテルの電話。最初は意味が分からなかったけれど、 「 ハウスキーパーがお客様の部屋で電話を掛けないためかな ? 」 という意見を聞いて、その可能性があると思われるところに驚いたことがあります。もし自分ではない誰かが電話をした場合、部屋の電話をしっかり管理しないその部屋の管理者 ( 滞在者 ) に責任があり、鍵の掛かっていない電話を掛けるのは、半ば当然 ? ! これは極端な例ではありますが、この考え方は、ここでは基本です。

では私のようにならないためには ? !

起こり得る全ての状況を想定し、早め早めの対応を取ること。もしもの時に備えて、何でも余分に予想すること、自分の管理していることに関しては、やりすぎなくらいしっかり管理、人に何かを任せる時は、どこからどこまでを任せるかを詳しく説明し、責任の所在は誰にあるか明確にすること。

・・・・・ もしくは ・・・・・ お客様に、
「 申し訳ございません、本日は担当がおりませんのでご準備できません。資料は後日お持ちいたします。 」 と話し、
「 ああ、そう言う事ですか、お察しします。 」 と言ってもらえる関係を築くこと。

がんばれ、私 ! ! がんばれ、みんな ! !

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